ホームページ更新を外注する前に｜そのまま使える依頼書と確認項目

更新依頼の準備をイメージしたAI生成画像

ホームページの更新を外注するときは、「どのページを、何から何へ変え、いつ公開し、誰が確認するか」を一枚にまとめるところから始めましょう。すべてを自分で決め切る必要はありません。確定していることと相談したいことが分かれていれば、依頼先と作業範囲を話し合えます。この記事では、中小企業の経営者・Web担当者が使える依頼書のひな形と、見積もりから公開後の確認までの進め方を紹介します。

1. 更新の外注は「作業」と「社内で決めること」を分ける

ホームページの更新を外注するとき、最初に分けたいのは「決まった内容を反映する作業」と「内容を考える作業」です。同じ文章の変更でも、完成した原稿の差し替えと、伝える内容から相談する場合では、必要な時間も確認する相手も違います。どちらを頼みたいかが伝わるだけで、見積もりの条件をそろえやすくなります。

依頼範囲を整理する表

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依頼先に任せても、商品の価格、営業日時、採用条件などが正しいかは、情報を持つ社内の担当者が確認する必要があります。「制作会社が見たはず」「営業担当が確認したはず」とならないよう、内容を確認する人と公開してよいと伝える人を決めてください。同じ人でも構いませんが、誰なのかを空欄にしないことです。

たとえば料金ページの更新なら、制作担当が文字を反映し、料金を管理する担当者が金額と適用日を確かめ、窓口担当が公開を依頼する、という分担にできます。専門用語を覚えるよりも、この作業と判断の区別を先にそろえる方が、次のやり取りが具体的になります。

2. そのまま使えるホームページ更新依頼書

下の表をメールや共有文書へコピーして、分かる欄から埋めてください。依頼番号は「更新01」など社内で区別できる名前で十分です。一度に複数箇所を頼む場合は、変更箇所ごとに番号を付け、同じ番号の原稿・画像・画面の控えをセットにします。

コピー用：更新依頼書のひな形

URLだけでは、同じ文章が複数の場所にあると対象が決まりません。「トップページの下の方」ではなく、「トップページの『営業時間』見出し直下」のように画面にある言葉を添えます。表示が端末によって異なる場合は、スマホの画面なのかパソコンの画面なのかも書いてください。

記入例：お知らせと営業時間を同じ日に直す場合

以下は書き方を示す架空の例です。実際の顧客案件や、VELGRITの営業時間ではありません。複数の変更に同じ適用日があるときは、それぞれの作業を分けつつ、公開するタイミングをそろえます。

記入例：一つの依頼に複数の変更があるとき

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依頼時点で分からないことは、推測で埋めず「確認したいこと」として残してください。たとえば、ページ下部の表示が全ページで共通なのか、一部のページだけなのかは、制作担当の調査が必要な場合があります。調査と修正を一緒に頼むのか、まず調査結果を聞いてから作業を決めるのかも伝えると、進め方を合わせられます。

不具合の依頼は、操作と起きたことを分けて書く

「フォームがおかしい」だけでは、入力欄が見えないのか、送信で止まるのか、通知が届かないのかが分かりません。確認した日時、端末とブラウザ、押したボタン、表示された内容、期待する結果を並べます。実際の相談内容や顧客の個人情報を、そのまま画面の控えに入れないようにしてください。

緊急の場合は、困っている影響も一行添えます。「申込フォームを送信できず、受付が止まっている」のように、何ができなくなっているかが判断材料になります。すべてを「至急」にするより、受付が止まるもの、公開期限が決まっているもの、通常の差し替えを分ける方が、対応順を話し合えます。

3. 原稿・写真・作業権限をそろえる

差し替え原稿と画像は、取り違えない名前で渡す

文章の変更は、画面の控えだけでなく、コピーできる文字でも渡してください。作業者が画像を見ながら打ち直す工程を減らせます。「この文章を全部差し替える」のか「この一語だけ直す」のかも明記します。数字、単位、税込・税抜などの表記は、内容の確認者が確定させてから渡しましょう。

画像は「写真1」よりも「更新02_店舗外観」のように、依頼番号と用途が分かる名前にします。横長に切り抜く際に看板を残したい、人物の顔を切らないでほしいなど、見せたい部分も添えてください。高画質の元画像を渡し、掲載サイズや圧縮は依頼先と相談します。使ってよい写真か、クレジットの条件があるかも先に整理しておくと、公開直前の差し替えを減らせます。

写真の用途は、代替テキストを考えるときにも役立ちます。代替テキストは、画像が伝える内容や働きを文字で補うものです。W3Cの判断表では、情報を伝える画像、操作に使う画像、装飾だけの画像で対応を分けています。画像ごとに「何を伝えるために載せるか」を渡し、実装は用途に合わせて判断してもらいます。

出典：An alt Decision Tree — W3C WAI

作業に必要な権限と、依頼が終わった後の扱いを決める

依頼するからといって、最初からすべての管理情報を一つの文書へ集める必要はありません。記事の更新、デザイン変更、サーバー作業では必要な操作が異なります。何をするために、どの権限が必要なのかを依頼先に確認し、使う人と期間を決めてください。認証情報は、広く共有する依頼書とは分けて扱います。

WordPressでは、編集者・投稿者・管理者などの権限で実行できることが分かれています。標準の編集者は他の人の投稿も扱えますが、テーマやプラグインの管理まで同じ範囲でできるわけではありません。また、プラグインや独自設定によって権限が変わることもあります。「更新だから編集者で必ず足りる」と決めつけず、実際の作業で確認します。

出典：Roles and Capabilities — WordPress公式

担当者ごとに区別できるアカウントを使えるか、依頼が終わった後は利用を止めるか、継続管理に必要なアクセスを残すかも話し合ってください。作業中に外部の人が必要な情報を見られる状態を作る場合は、自社の管理者が共有範囲を確認します。ここを曖昧にしたまま、引き継ぎ資料だけ増やさないことです。

4. 見積もり・期限・公開のタイミングを確認する

同じ条件で比較し、追加修正の扱いをそろえる

料金を比べるときは、金額だけでなく、含まれている作業を並べます。文章の差し替えだけの見積もりと、原稿の作成、スマホ確認、公開後の点検まで含む見積もりは、そのまま比較できません。定額の場合も、対象件数、作業量の数え方、繰り越しや対象外の条件を確認してください。

見積もりを比較するときにそろえる条件

「軽微な修正」という言葉の範囲も合わせておきましょう。見た目は一文字の変更でも、同じ内容が複数ページに埋め込まれている場合や、画像の中の文字になっている場合があります。対象を見てもらってから費用と対応範囲を確定し、追加が発生する条件は着手前に共有してもらいます。

確認用ページを受け取る日と、一般に公開する日は別です。社内確認に時間がかかるなら、その日数を予定に含めてください。休業日や担当者の不在、公開できる時間帯がある場合も先に伝えます。「作業が終わったら自動的に公開する」のか「確認者の返事を待つ」のかを決めると、公開時の認識違いを防ぎやすくなります。

変更前に、戻せる範囲と戻す担当を確認する

更新内容によっては、問題が起きたときに前の状態へ戻す必要があります。依頼前に、何を保存しておくか、誰が戻すか、作業中に別の更新をしてよいかを確認します。WordPress公式のバックアップ解説では、サイトのバックアップをデータベースとファイルに分けています。片方だけで、サイト全体の状態を戻せるとは限りません。

出典：Backups — WordPress公式

一方、WordPressのリビジョンは、投稿や固定ページの保存済みの変更を比較し、以前の版へ戻すための機能です。利用できる履歴は設定や保存状況によります。画像ファイルやテーマ変更まで含めたサイト全体のバックアップと同じものではありません。小さな文章修正と、サイト全体へ影響する変更とで、戻す方法を分けて相談してください。

出典：Revisions — WordPress公式

戻す作業を行う場合も、その後に入った別の更新へ影響しないかを確認します。依頼者が操作に慣れていないなら、自分で設定を試すより、制作担当へ「今回の変更で問題が起きた場合、どこまで戻せますか」と聞くところから始められます。

5. 「完了」を見て判断できる条件に変える

「見やすくする」「いい感じにする」だけでは、直ったかを依頼者と作業者が同じ基準で判断できません。誰が、どの画面で、何を見られれば完了なのかに置き換えてください。下の表は、依頼書の完了条件欄へ書くための例です。成果の保証ではなく、依頼した作業が反映されたかを確かめる条件として使います。

完了条件の書き換え例

この例で、完了条件を「表を作る」だけにすると、公開後の読みづらさを見落とします。「スマホで表の右端まで内容を読める」と書いておけば、確認用ページでも公開ページでも、同じ操作で確かめられます。どの端末・ブラウザで確認するかは、利用者の状況と依頼範囲に合わせて決めてください。

リンクを追加する依頼では、「関連記事を設定する」より「記事Aから記事Bへ、記事Bから記事Aへ進める」と書く方が、確認する箇所が明確になります。公開後は管理画面の設定だけでなく、一般の閲覧者が見るページでリンク先を確かめます。双方向が必要かどうかは記事の関係によるので、毎回すべてのページをつなぐ必要はありません。

2本目の下書きで用意した写真3枚とFAQ5問が、公開ページにもあることを照合しました。公開できたという結果だけでなく、依頼した要素が残っているかを確かめた例です。

公開後の確認は、依頼書の各番号へ結果を書き戻すと抜けを追いやすくなります。未完了の箇所があれば、その番号と実際の表示を依頼先へ伝えてください。別の依頼を同じメールへ追加する場合も、完了していない項目と新しい希望を分けて記録します。

6. 修正履歴を次の依頼へ引き継ぐ

更新が終わったら、依頼番号、変更内容、対象URL、公開日、確認した人、未完了の項目を同じ記録に残します。大量のメールを読み返さなくても、何をいつ変えたかが分かる状態にするためです。完成原稿や素材の保管場所もそろえておくと、担当者が交代したときに引き継げます。

月額の更新代行を検討する場合は、この履歴が材料になります。毎月同じ種類の差し替えが発生しているのか、数か月に一度だけ不定期の作業があるのかを見てください。頻度だけで契約の型を決めず、社内で準備・確認する時間や、止められない業務への対応も含めて相談しましょう。

最初の依頼は、変更したい箇所を一つ選び、対象URLと変更前後の内容を書くところから始めてください。分からない欄は質問として残し、依頼先と確認します。そこに「公開後、何を確認できれば完了か」を一文添えるだけで、単なるお願いから、進め方を話し合える依頼書に変わります。

よくあるご質問